Giới thiệu Routers và Filters: Tự động hóa gửi email và phân loại dữ liệu từ Google Sheets với Make.com – Thai Nguyen – Automate Office Tasks

Trong Make.com, Filters và Routers là hai công cụ thiết yếu để bạn kiểm soát luồng dữ liệu một cách thông minh và linh hoạt. Hãy cùng tìm hiểu cách áp dụng chúng để tự động hóa quy trình làm việc giữa Google Sheets và Gmail.

Bảng Dữ liệu Mẫu

Chúng ta sẽ sử dụng bảng dữ liệu giả định này từ Google Sheets. Bạn có thể tự tạo một sheet với nội dung tương tự.

Bảng Customer Data:

Order ID	Customer Name	Email	Region	Sales
101	An	an@email.com	East	1200
102	Binh	binh@email.com	West	500
103	Cuong	cuong@email.com	East	1800
104	Dung	dung@email.com	Central	900
105	Emy	emy@email.com	West	2500
106	Hieu	hieu@email.com	East	800
107	Khanh	khanh@email.com	Central	1100
108	Lan	lan@email.com	West	1300
109	Mai	mai@email.com	East	400
110	Nghia	nghia@email.com	West	2200

Ví dụ 1: Sử dụng Filters để gửi email chúc mừng khách hàng tiềm năng

Bài toán: Bạn muốn gửi email cảm ơn đặc biệt tới những khách hàng đã mua hàng với doanh số lớn hơn 1000 USD.

Cách thiết lập kịch bản:

Module 1 (Trigger): Kéo và thả module Google Sheets. Chọn hành động Watch a new row để Make tự động theo dõi từng dòng dữ liệu mới.
Module 2 (Action): Kéo và thả module Gmail, chọn hành động Send an email.
Thêm Filter: Nhấn vào biểu tượng cờ lê trên đường nối giữa hai module để thêm một Filter.
- Label: Ghi chú là Sales > 1000.
- Condition: Chọn biến Sales từ Google Sheets, toán tử Greater than (lớn hơn) và giá trị 1000.

Kết quả: Make sẽ quét qua 10 dòng dữ liệu. Nhờ vào Filter, chỉ những dòng có giá trị Sales lớn hơn 1000 mới được phép đi tiếp và kích hoạt module Gmail.

Các email được gửi đi:

Đến an@email.com (Sales = 1200)
Đến cuong@email.com (Sales = 1800)
Đến emy@email.com (Sales = 2500)
Đến lan@email.com (Sales = 1300)
Đến nghia@email.com (Sales = 2200)

Các khách hàng còn lại sẽ không nhận được email này.

Ví dụ 2: Sử dụng Routers để phân nhánh dữ liệu và gửi email theo khu vực

Bài toán: Bạn muốn gửi một email thông báo nội bộ tới các nhóm kinh doanh khác nhau, dựa trên khu vực (Region) của đơn hàng.

Đơn hàng từ khu vực East thì gửi email tới east-team@yourcompany.com.
Đơn hàng từ khu vực West thì gửi email tới west-team@yourcompany.com.
Đơn hàng từ khu vực Central thì gửi email tới central-team@yourcompany.com.

Cách thiết lập kịch bản:

Module 1 (Trigger): Sử dụng lại module Google Sheets với hành động Watch a new row.
Router: Kéo và thả một Router vào kịch bản, đặt ngay sau module Google Sheets. Router sẽ nhận toàn bộ dữ liệu từ sheet và phân loại chúng.
Tạo các nhánh: Từ Router, tạo 3 đường nối tới 3 module Gmail riêng biệt, mỗi module tương ứng với một khu vực.
Thiết lập Filters trên mỗi nhánh:
- Nhánh 1 (tới east-team): Trên đường nối này, thêm một Filter với điều kiện: Region Equal to 'East'.
- Nhánh 2 (tới west-team): Trên đường nối này, thêm một Filter với điều kiện: Region Equal to 'West'.
- Nhánh 3 (tới central-team): Trên đường nối này, thêm một Filter với điều kiện: Region Equal to 'Central'.

Kết quả: Khi kịch bản chạy, Router sẽ kiểm tra cột Region của từng dòng dữ liệu và chỉ cho phép nó đi theo nhánh tương ứng.

Các email tới east-team@yourcompany.com sẽ được gửi 4 lần.
Các email tới west-team@yourcompany.com sẽ được gửi 4 lần.
Các email tới central-team@yourcompany.com sẽ được gửi 2 lần.

Với sự kết hợp linh hoạt giữa Filters và Routers, bạn có thể xây dựng các quy trình tự động hóa cực kỳ hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo thông tin được gửi đến đúng nơi, đúng lúc.