Tích Hợp Các Dịch Vụ Đám Mây Vào Make.com

By

Hướng dẫn thực hành tích hợp Google Drive, Dropbox để tự động hóa quy trình, có ví dụ & dữ liệu mẫu để làm theo ngay.

Make.com cho phép bạn “nối” Google Drive, Dropbox (và các app khác) thành workflow tự động—không cần code. Dưới đây là 5 ví dụ thực chiến, mỗi ví dụ có kịch bản step-by-step, dữ liệu mẫu (10 dòng) để bạn test, cùng lợi ích rõ ràng cho dân văn phòng.

🔧 Chuẩn bị chung (khuyến nghị)

  • Tạo tài khoản Make.com, vào Connections → kết nối Google Drive và/hoặc Dropbox (OAuth).
  • Tạo sẵn một Google Sheets tên Logs_TichHop_Cloud để ghi log (nếu ví dụ có dùng Sheets).
  • Quy ước thư mục:
  • Google Drive: /01_Inbox, /02_Processed, /03_Backup
  • Dropbox: /inbox, /processed, /backup
  • Đặt lịch chạy: dùng Scheduler (Every X minutes/hours) hoặc instant trigger nếu module hỗ trợ.

🌟 Ví dụ 1: Lưu file đính kèm email vào Google Drive + ghi log Sheets

Ứng dụng: Thu thập chứng từ/đề nghị thanh toán gửi qua email, tự lưu vào Drive theo thư mục dự án, ghi log để tra cứu.

Luồng: Gmail (Watch emails) → Email attachments (Iterator) → Google Drive (Upload a file) → Google Sheets (Add a row)

Các bước thao tác trên Make.com

  1. Module 1 – Gmail: Watch emails
  • Filter: has:attachment (hoặc Subject chứa [AP], v.v.).
  • Chế độ: Since last run.
  1. Module 2 – Tools: Iterator
  • Input: mảng attachments từ email → lặp tự động mỗi tệp là 1 bundle.
  1. Module 3 – Google Drive: Upload a file
  • Folder ID: /01_Inbox (hoặc map theo từ khóa Project trong Subject).
  • File name: {{attachmentName}}.
  1. Module 4 – Google Sheets: Add a row
  • Ghi các cột: Timestamp, Sender, Subject, FileName, SizeKB, DriveLink, Status="Uploaded".

Dữ liệu mẫu (Google Sheets – tab Attachment_Log, 10 dòng)

TimestampSenderSubjectFileNameSizeKBDriveLinkStatus
2025-09-01 09:10ap@vendorA.com[AP] PO-1021 – Project Alphainvoice_PO-1021.pdf245https://drive…/file/1Uploaded
2025-09-01 10:42ap@vendorB.com[AP] PO-1022 – Project Betareceipt_1022.jpg512https://drive…/file/2Uploaded
2025-09-02 08:03ops@vendorC.comDelivery Notedn_7788.pdf188https://drive…/file/3Uploaded
2025-09-02 12:17finance@vendorD.io[AP] PO-1023 – Alphainv1023_alpha.pdf320https://drive…/file/4Uploaded
2025-09-03 09:55ap@vendorE.comPayment Confirmationconf_5566.pdf90https://drive…/file/5Uploaded
2025-09-03 11:20ops@vendorF.comShipping Docshipdoc_2031.pdf760https://drive…/file/6Uploaded
2025-09-03 16:00ap@vendorG.co[AP] PO-1024 – Betainvoice_1024_beta.pdf270https://drive…/file/7Uploaded
2025-09-04 08:45vendorH@corp.comGRNgrn_8842.pdf110https://drive…/file/8Uploaded
2025-09-04 10:12ap@vendorI.com[AP] PO-1025 – Deltainv_1025_delta.pdf305https://drive…/file/9Uploaded
2025-09-04 14:33billing@vendorJ.comInvoiceinvoice_9981_august.pdf410https://drive…/file/10Uploaded

Lợi ích:

  • ⏱️ Giảm thao tác lưu tay; attachments tự lưu & có log.
  • 🔎 Tìm kiếm nhanh theo Subject/PO/FileName.
  • ✅ Dễ kiểm toán, minh bạch quy trình nhận chứng từ.

🔁 Ví dụ 2: Đồng bộ 1 chiều Dropbox → Google Drive (tránh trùng)

Ứng dụng: Nhân viên tải tài liệu lên Dropbox /inbox, hệ thống tự đưa sang Drive /01_Inbox và bỏ qua file đã có.

Luồng: Dropbox (Watch files in a folder) → Google Drive (Search files) → Filter (nếu chưa tồn tại) → Google Drive (Upload a file) → Sheets log (tuỳ chọn)

Các bước thao tác

  1. Module 1 – Dropbox: Watch files in a folder
  • Folder: /inbox. Lấy Added or modified.
  1. Module 2 – Google Drive: Search for files
  • Query theo name='{{file.name}}' trong /01_Inbox.
  1. Filter – Only continue if not found
  • Điều kiện: Search result total = 0.
  1. Module 3 – Google Drive: Upload a file
  • Upload từ Dropbox file URL (map từ bundle trước).
  1. (Optional) Module 4 – Google Sheets: Add a row để ghi log sync.

Dữ liệu mẫu (Danh sách file trên Dropbox – 10 dòng)

PathNameSizeKBModified
/inbox/spec_v1.pdfspec_v1.pdf8202025-09-01 10:00
/inbox/brand_guide.pdfbrand_guide.pdf12502025-09-01 10:02
/inbox/logo.pnglogo.png2202025-09-01 10:15
/inbox/contract.docxcontract.docx1802025-09-01 10:19
/inbox/pricelist.xlsxpricelist.xlsx952025-09-01 10:22
/inbox/mockup1.jpgmockup1.jpg5402025-09-01 10:26
/inbox/mockup2.jpgmockup2.jpg5602025-09-01 10:28
/inbox/README.txtREADME.txt62025-09-01 10:30
/inbox/brief.pdfbrief.pdf3002025-09-01 10:35
/inbox/note.pdfnote.pdf402025-09-01 10:36

Lợi ích:

  • 📂 Tập trung tài liệu về một chỗ (Drive) để cộng tác.
  • 🚫 Chặn trùng lặp bằng bước Search + Filter.
  • 🧩 Vẫn giữ Quy trình nộp file qua Dropbox quen thuộc.

🗂️ Ví dụ 3: Tạo thư mục khách hàng trên cả Drive & Dropbox khi có khách hàng mới

Ứng dụng: Khi thêm khách hàng trong Sheets, tự tạo cấu trúc thư mục đôi bên & trả link.

Luồng: Google Sheets (Watch new rows) → Google Drive (Create a folder) → Dropbox (Create a folder) → Google Sheets (Update row with links)

Các bước thao tác

  1. Module 1 – Google Sheets: Watch new rows
  • Sheet: CRM_Customers.
  1. Module 2 – Google Drive: Create a folder
  • Tên: {{CustomerName}}_{{CustomerCode}} trong /Clients.
  1. Module 3 – Dropbox: Create a folder
  • Path: /clients/{{CustomerCode}}.
  1. Module 4 – Google Sheets: Update a row
  • Ghi lại DriveFolderLink & DropboxFolderPath.

Dữ liệu mẫu (Google Sheets – tab CRM_Customers, 10 dòng)

TimestampCustomerCodeCustomerNameEmailDriveFolderLinkDropboxFolderPath
2025-09-01 09:00C001Alpha Consultingops@alpha.com(auto)(auto)
2025-09-01 09:10C002Beta Studiohello@beta.st(auto)(auto)
2025-09-01 09:30C003Gamma Logisticscs@gammalog.io(auto)(auto)
2025-09-01 10:05C004Delta Retailhi@deltaretail.com(auto)(auto)
2025-09-01 10:20C005Epsilon Techteam@epsilon.tech(auto)(auto)
2025-09-01 10:45C006Zeta Mediacontact@zetamedia.net(auto)(auto)
2025-09-01 11:00C007Eta Healthcareinfo@etahealth.org(auto)(auto)
2025-09-01 11:18C008Theta Financesupport@thetafin.com(auto)(auto)
2025-09-01 11:35C009Iota Educationadmin@iotaedu.edu(auto)(auto)
2025-09-01 11:50C010Kappa Foodssales@kappafoods.us(auto)(auto)

Lợi ích:

  • 🚀 Onboarding khách hàng nhanh & thống nhất.
  • 🔗 Có ngay link chia sẻ cho đội dự án/kế toán.
  • 🗺️ Hạn chế rối cấu trúc thư mục giữa nhiều dịch vụ.

🧾 Ví dụ 4: Chuẩn hoá tên file hóa đơn + phân loại theo tháng (Drive & Dropbox)

Ứng dụng: Tự đổi tên, di chuyển vào thư mục YYYY/MM, ghi log—đảm bảo chuẩn kế toán.

Luồng: Google Drive (Watch files) → Tools (Text parser/Regex) → Google Drive (Move a file) → Dropbox (Upload/Move) → Google Sheets (Add a row)

Các bước thao tác

  1. Module 1 – Google Drive: Watch files
  • Folder: /01_Inbox, lấy file PDF.
  1. Module 2 – Tools: Text aggregator/Regex
  • Regex gợi ý:
    • Ngày: (?<=INV_)\d{8} → ví dụ 20250903
    • Vendor: (?<=_)[A-Za-z]+(?=_)
    • Số tiền: \d+(?=\.pdf$)
  1. Router
  • Nhánh A: nếu parse thành công → chuẩn hoá tên INV_YYYYMMDD_VENDOR_AMOUNT.pdf và Move vào /02_Processed/YYYY/MM.
  • Nhánh B: nếu lỗi → chuyển /01_Inbox/Need_Review.
  1. (Optional) Đồng bộ sang Dropbox /processed/YYYY/MM.
  2. Google Sheets: Add a row
  • Ghi OldName, NewName, Month, Vendor, Amount, DrivePath, DropboxPath, Status.

Dữ liệu mẫu (Google Sheets – tab Invoice_Log, 10 dòng)

OldNameNewNameMonthVendorAmountDrivePathDropboxPathStatus
invoiceA.pdfINV_20250901_VENDORA_240.pdf2025-09VENDORA240/02_Processed/2025/09/…/processed/2025/09/…OK
inv_20250901_vendorB_120.pdfINV_20250901_VENDORB_120.pdf2025-09VENDORB120/02_Processed/2025/09/…/processed/2025/09/…OK
invoice_vendorC_20250902.pdfINV_20250902_VENDORC_300.pdf2025-09VENDORC300/02_Processed/2025/09/…/processed/2025/09/…OK
bill_20250902_VD_D_90.pdfINV_20250902_VDD_90.pdf2025-09VDD90/02_Processed/2025/09/…/processed/2025/09/…OK
inv_vendorE.pdf(Need_Review)———/01_Inbox/Need_Review/…—CHECK
po_20250903_vendorF_150.pdfINV_20250903_VENDORF_150.pdf2025-09VENDORF150/02_Processed/2025/09/…/processed/2025/09/…OK
inv-20250903-G_75.pdfINV_20250903_G_75.pdf2025-09G75/02_Processed/2025/09/…/processed/2025/09/…OK
invoice_vendorH_88_20250904.pdfINV_20250904_VENDORH_88.pdf2025-09VENDORH88/02_Processed/2025/09/…/processed/2025/09/…OK
inv_vendorI_20250904_210.pdfINV_20250904_VENDORI_210.pdf2025-09VENDORI210/02_Processed/2025/09/…/processed/2025/09/…OK
20250905_vendorJ_95.pdfINV_20250905_VENDORJ_95.pdf2025-09VENDORJ95/02_Processed/2025/09/…/processed/2025/09/…OK

Lợi ích:

  • 🧹 Tên file đồng nhất, truy xuất nhanh theo tháng/vendor.
  • 🧮 Log minh bạch hỗ trợ đối soát – kiểm toán.
  • 🤖 Tự động phân luồng lỗi về thư mục Need_Review.

🔒 Ví dụ 5: Sao lưu định kỳ Google Drive → Dropbox (hoặc ngược lại)

Ứng dụng: Snapshot tài liệu quan trọng sang dịch vụ dự phòng hằng ngày.

Luồng: Scheduler (Every day) → Google Drive (List files in folder) → Filter (loại file > X MB hoặc loại đuôi không cần) → Dropbox (Upload a file) → Sheets log

Các bước thao tác

  1. Module 1 – Scheduler
  • Hàng ngày 19:00.
  1. Module 2 – Google Drive: List files in folder
  • Folder nguồn: /Projects/KeyDocs.
  1. Filter
  • Ví dụ: Size < 100MB AND Type in (pdf, docx, xlsx).
  1. Module 3 – Dropbox: Upload a file
  • Đích: /backup/{{formatDate(now; "YYYY-MM-DD")}}/.
  1. Module 4 – Google Sheets: Add a row
  • Ghi RunDate, FileName, SizeKB, DropboxPath, Status.

Dữ liệu mẫu (Google Sheets – tab Backup_Run, 10 dòng)

RunDateFileNameSizeKBDropboxPathStatus
2025-09-01handbook_v3.pdf820/backup/2025-09-01/handbook_v3.pdfOK
2025-09-01policy_2025.docx120/backup/2025-09-01/policy_2025.docxOK
2025-09-01dashboard_Q3.xlsx240/backup/2025-09-01/dashboard_Q3.xlsxOK
2025-09-01process_map.pdf980/backup/2025-09-01/process_map.pdfOK
2025-09-01contract_master.docx305/backup/2025-09-01/contract_master.docxOK
2025-09-01report_AUG.xlsx560/backup/2025-09-01/report_AUG.xlsxOK
2025-09-01org_chart.pdf640/backup/2025-09-01/org_chart.pdfOK
2025-09-01pricing_2025.xlsx150/backup/2025-09-01/pricing_2025.xlsxOK
2025-09-01NDA_template.docx90/backup/2025-09-01/NDA_template.docxOK
2025-09-01SOP_support.pdf410/backup/2025-09-01/SOP_support.pdfOK

Lợi ích:

  • 🛡️ Có bản sao dự phòng ở dịch vụ khác.
  • 📅 Lịch chạy cố định, ít phụ thuộc thao tác tay.
  • 📜 Log để kiểm tra nhanh file nào đã sao lưu.

🧠 Mẹo & Lưu ý chuyên gia

  • Phân quyền tối thiểu (Least privilege): chỉ cấp scope cần thiết cho kết nối.
  • Retry & Error handler: thêm nhánh Error để ghi log và thông báo (Email/Slack) khi lỗi.
  • Giới hạn tốc độ (Rate limit): chèn Sleep hoặc Queue nếu xử lý nhiều file.
  • Router & Filters: tách luồng theo đuôi file (pdf/docx/xlsx), kích thước, hoặc người gửi.
  • Đặt tên nhất quán: INV_YYYYMMDD_VENDOR_AMOUNT.pdf giúp regex & tìm kiếm dễ dàng.

🚀 Kết luận & CTA

Với Make.com + Google Drive + Dropbox, bạn có thể tự động hoá từ lưu chứng từ, đồng bộ, đặt tên chuẩn hoá, đến sao lưu định kỳ—không cần viết code.
Hãy dùng ngay các bảng mẫu 10 dòng ở trên, tạo scenario theo bước hướng dẫn và mở rộng dần cho quy trình thật của bạn.

Scroll to Top