Hướng dẫn thực hành tạo App danh bạ nhân viên với Microsoft Power Platform

By

Thêm / Sửa / Tìm kiếm nhân viên – Dữ liệu SharePoint hoặc Excel Online

🎯 Mục tiêu bài viết

Sau bài hướng dẫn này, bạn sẽ:

  • Tự tay tạo được App danh bạ nhân viên hoàn chỉnh bằng Microsoft Power Platform
  • Thực hiện được các chức năng Thêm – Sửa – Tìm kiếm nhân viên
  • Hiểu rõ khi nào nên dùng SharePoint List và khi nào dùng Excel Online
  • Hình thành tư duy đúng khi làm Power Apps cho nghiệp vụ văn phòng

👉 Phù hợp cho: HR, Hành chính, IT nội bộ, Nhân viên văn phòng, Citizen Developer

1️⃣ Bài toán thực tế trong doanh nghiệp

Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay đang quản lý danh bạ nhân viên bằng:

  • File Excel gửi qua email
  • Mỗi phòng ban một file khác nhau
  • Không kiểm soát được ai sửa – sửa lúc nào

❌ Vấn đề thường gặp

  • Trùng dữ liệu
  • Thông tin không cập nhật
  • Không có tìm kiếm nhanh
  • Không dùng được trên điện thoại

👉 Giải pháp đơn giản nhất: một App danh bạ nhân viên dùng chung cho toàn công ty.

2️⃣ Kiến trúc giải pháp tổng thể

🔹 Thành phần sử dụng

  • Microsoft Power Apps: giao diện & logic app
  • SharePoint List hoặc Excel Online: lưu dữ liệu
  • (Tuỳ chọn) Microsoft Teams: nhúng app cho nhân viên dùng

3️⃣ Thiết kế dữ liệu danh bạ nhân viên

📋 Bảng dữ liệu mẫu (SharePoint / Excel Online)

EmployeeIDFullNameDepartmentJobTitleEmailPhoneStatus
E001Nguyễn Văn AITDevelopera@company.com0909000001Active
E002Trần Thị BHRHR Executiveb@company.com0909000002Active
E003Lê Văn CSalesSales Repc@company.com0909000003Active
E004Phạm Thị DOpsSupervisord@company.com0909000004Active
E005Hoàng Văn EITTestere@company.com0909000005Inactive
E006Mai Thị FHRRecruiterf@company.com0909000006Active
E007Đặng Văn GSalesSales Leadg@company.com0909000007Active
E008Vũ Thị HOpsAdminh@company.com0909000008Active
E009Bùi Văn IITSupporti@company.com0909000009Active
E010Lê Thị KFinanceAccountantk@company.com0909000010Active
E011Trịnh Văn LITDevOpsl@company.com0909000011Active
E012Phan Thị MHRHR Managerm@company.com0909000012Active
E013Đỗ Văn NSalesSales Repn@company.com0909000013Active
E014Nguyễn Thị OOpsOperatoro@company.com0909000014Active
E015Lưu Văn PITPMp@company.com0909000015Active

4️⃣ Thực hành tạo App danh bạ nhân viên (Power Apps)

🔹 Bước 1: Kết nối dữ liệu

  • Vào Power Apps → Create → Canvas App
  • Kết nối:
    • SharePoint List hoặc
    • Excel Online (OneDrive / SharePoint)

👉 Khuyến nghị:

  • Excel Online: học tập, demo nhanh
  • SharePoint: dùng thật trong doanh nghiệp

🔹 Bước 2: Màn hình danh sách nhân viên

  • Sử dụng Gallery
  • Hiển thị:
    • Tên
    • Phòng ban
    • Chức danh
    • Trạng thái
Items = EmployeeList

🔹 Bước 3: Tìm kiếm nhân viên

Thêm TextInput txtSearch

Items = Filter(
    EmployeeList,
    txtSearch.Text in FullName 
    || txtSearch.Text in Department
)

👉 Tìm theo tên hoặc phòng ban

🔹 Bước 4: Thêm nhân viên mới

  • Tạo màn hình Form (NewForm)
  • Button “Thêm mới”
NewForm(frmEmployee);
Navigate(scrForm)

🔹 Bước 5: Sửa thông tin nhân viên

  • Click vào item trong Gallery
  • Dùng EditForm
EditForm(frmEmployee);
Navigate(scrForm)

5️⃣ Phân quyền & kiểm soát dữ liệu (gợi ý)

  • Nhân viên: chỉ xem
  • HR / Admin: thêm – sửa
  • SharePoint Permission làm lớp bảo vệ cuối

6️⃣ So sánh nhanh: SharePoint vs Excel Online

Tiêu chíExcel OnlineSharePoint List
Học tập⭐⭐⭐⭐⭐⭐⭐⭐⭐
Dùng thật⭐⭐⭐⭐⭐⭐⭐
Phân quyềnThấpCao
Mở rộngKémTốt
Nhiều người dùngKhông ổnỔn định

7️⃣ Kết quả đạt được sau bài thực hành

✅ Một app danh bạ dùng chung
✅ Tìm kiếm nhân viên trong vài giây
✅ Không còn gửi file Excel
✅ Dùng được trên web & mobile
✅ Sẵn sàng mở rộng:

  • Gắn ảnh nhân viên
  • Lọc theo phòng ban
  • Kết nối Teams
  • Thêm Power Automate gửi thông báo

🧩 Kết luận

App danh bạ nhân viên là bài thực hành “nhỏ nhưng chuẩn” nhất để bắt đầu Power Platform.

Nó giúp bạn:

  • Học Power Apps đúng cách
  • Tư duy dữ liệu & nghiệp vụ
  • Là nền tảng cho các app HR phức tạp hơn sau này

Scroll to Top