🎯 Mục tiêu bài học
- Hiểu được: Cách sử dụng bộ lọc thời gian (Time/Date Filters) và các hàm xử lý thời gian cơ bản trong Make.com để phân biệt giữa giờ làm việc và ngoài giờ.
- Làm được: Tự động gửi email phản hồi (Auto-reply) lịch sự, thân thiện để giữ chân khách hàng khi họ gửi yêu cầu hỗ trợ hoặc liên hệ vào buổi tối, sáng sớm.
- Thời gian hoàn thành dự kiến: 15 phút.
🛠 Tình huống thực tế và giải pháp
- Tình huống thực tế: Khách hàng hoặc học viên thường xuyên gửi email hỏi đáp, yêu cầu tư vấn vào buổi tối muộn (sau 18h00) hoặc sáng tinh mơ. Nếu không nhận được hồi âm ngay, họ dễ mang tâm lý bị bỏ rơi hoặc phàn nàn về tốc độ hỗ trợ. Việc cắt cử nhân sự trực hòm thư 24/7 là bài toán cực kỳ tốn kém và mệt mỏi cho team Sales/CSKH.
- Giải pháp tự động hóa: Cài đặt một “Trợ lý trực ca đêm” trên Make.com:
- Trigger (Trình kích hoạt): Gmail – Lắng nghe liên tục các email gửi đến.
- Filter (Bộ lọc): Chỉ cho phép các email đến trong khoảng thời gian từ 18:00 tối đến 08:00 sáng hôm sau đi qua.
- Action (Hành động): Gmail – Tự động gửi lại một email phản hồi mẫu với nội dung: “Chúng tôi đã tiếp nhận yêu cầu và sẽ xử lý vào đầu giờ sáng mai”.
📊 Dữ liệu mẫu thực tế (Sample Data)
Để kiểm tra bộ lọc thời gian hoạt động chính xác, bạn hãy gửi thử các email vào hòm thư của mình ở các khung giờ khác nhau, mô phỏng theo 15 tình huống dưới đây:
| STT | Người gửi (From) | Thời gian nhận (Time) | Tiêu đề (Subject) | Trạng thái mong muốn |
| 1 | khachhang1@gmail.com | 09:15 AM | Xin tư vấn khóa học | Hệ thống bỏ qua (Trong giờ) |
| 2 | ceo@doitac.com | 19:30 PM | Yêu cầu báo giá phần mềm | Tự động gửi Auto-reply |
| 3 | hocvien2@mail.com | 22:15 PM | Lỗi nộp bài tập trên hệ thống | Tự động gửi Auto-reply |
| 4 | support@host.vn | 10:00 AM | Thông báo bảo trì server | Hệ thống bỏ qua (Trong giờ) |
| 5 | lead_sale@mail.com | 18:45 PM | Xin tài liệu hướng dẫn Make.com | Tự động gửi Auto-reply |
| 6 | marketing@ads.vn | 14:30 PM | Chốt plan chạy quảng cáo | Hệ thống bỏ qua (Trong giờ) |
| 7 | sinhvien_a@edu.vn | 23:00 PM | Hỏi lịch học bù môn Toán | Tự động gửi Auto-reply |
| 8 | hr@company.vn | 16:45 PM | Danh sách nhân sự mới | Hệ thống bỏ qua (Trong giờ) |
| 9 | khachhang_vip@mail.com | 06:30 AM | Hủy/Thay đổi đơn hàng | Tự động gửi Auto-reply |
| 10 | noreply@facebook.com | 20:00 PM | Bạn có 5 thông báo mới | Sẽ bị lọc ở Bài tập mở rộng |
| 11 | ungvien@gmail.com | 07:15 AM | Gửi CV ứng tuyển vị trí Admin | Tự động gửi Auto-reply |
| 12 | ketoan@congty.com | 11:30 AM | Hóa đơn chi phí tháng 8 | Hệ thống bỏ qua (Trong giờ) |
| 13 | spam@quangcao.net | 21:00 PM | Mua đất nền giá rẻ chiết khấu 50% | Sẽ bị lọc ở Bài tập mở rộng |
| 14 | agency_b@media.vn | 15:45 PM | Draft kịch bản Tiktok tuần tới | Hệ thống bỏ qua (Trong giờ) |
| 15 | phuhuynh@mail.com | 19:00 PM | Hỏi thăm tình hình học tập của con | Tự động gửi Auto-reply |
📑 Các bước thực hiện chi tiết
Bước 1: Thiết lập Trigger để theo dõi Email mới (Gmail)
- Đăng nhập vào Make.com, chọn Create a new scenario.
- Bấm vào biểu tượng dấu cộng (+), tìm từ khóa Gmail và chọn trigger Watch Emails (Theo dõi thư đến).
- Cấu hình chi tiết module Gmail:
- Connection: Chọn kết nối tài khoản Gmail nhận thư của bạn.
- Folder: Chọn INBOX (Hộp thư đến).
- Filter type: Chọn Simple filter.
- Criteria: Chọn All emails (Tất cả email).
- Mark email message(s) as read when fetched: Chọn No (Để giữ nguyên trạng thái chưa đọc cho nhân viên ca sáng xử lý).
- Bấm OK. Chọn From now on (Từ bây giờ).
Bước 2: Thiết lập Action gửi thư phản hồi (Gmail)
- Rê chuột vào bên phải module Gmail đầu tiên, bấm Add another module.
- Tìm ứng dụng Gmail và chọn hành động: Send an email.
- Cấu hình chi tiết module Gmail số 2:
- Connection: Chọn lại tài khoản Gmail của bạn.
- To: Bấm vào ô này, chọn trường dữ liệu
Sender: Email address(Địa chỉ người gửi) từ module số 1. - Subject: Nhập tiêu đề:
[Tự động phản hồi] Re: {{Subject}}(Lấy lại đúng tiêu đề thư của khách). - Content type: Chọn HTML.
- Content: Soạn một đoạn nội dung thân thiện, ví dụ:Chào bạn,
Cảm ơn bạn đã liên hệ. Hiện tại hệ thống ghi nhận email của bạn ngoài giờ hành chính (Trước 08:00 sáng hoặc sau 18:00 tối).
Chúng tôi đã lưu lại thông tin và đội ngũ hỗ trợ sẽ ưu tiên phản hồi bạn ngay vào đầu giờ làm việc tiếp theo.
Trân trọng!
- Bấm OK.
Bước 3: Thiết lập Bộ lọc Thời gian (Time Filter) cốt lõi
- Click vào biểu tượng hình chiếc cờ lê nằm trên đường nối giữa hai module Gmail -> Chọn Set up a filter.
- Label: Lọc khung giờ tối và sáng sớm.
- Condition:
- Ô bên trái: Chúng ta cần trích xuất “Giờ” từ thời điểm nhận email. Bạn hãy gõ hàm:
formatDate(now; "HH"). (Hàm này lấy giờ hiện tại theo định dạng 24h, ví dụ 19:00 sẽ trả về số 19). - Ô ở giữa: Chọn Numeric operators: Greater than or equal to (Lớn hơn hoặc bằng).
- Ô bên phải: Gõ số
18(Nghĩa là từ 18h trở đi).
- Ô bên trái: Chúng ta cần trích xuất “Giờ” từ thời điểm nhận email. Bạn hãy gõ hàm:
- Bấm nút Add OR rule (Thêm điều kiện HOẶC) ở ngay bên dưới để cấu hình cho buổi sáng sớm:
- Ô bên trái dòng 2: Gõ lại hàm
formatDate(now; "HH"). - Ô ở giữa dòng 2: Chọn Numeric operators: Less than (Nhỏ hơn).
- Ô bên phải dòng 2: Gõ số
8(Nghĩa là trước 8h sáng).
- Ô bên trái dòng 2: Gõ lại hàm
- Bấm OK. Gạt công tắc Scheduling sang ON để hệ thống bắt đầu chạy ngầm.
📊 Bài tập mở rộng: Lọc chặn thư rác và thư tự động (Noreply)
- Tình huống thực tế: Buổi tối, hòm thư của bạn vẫn nhận được rất nhiều email quảng cáo, spam hoặc thông báo tự động từ Facebook (dòng 10, 13 trong bảng mẫu). Việc hệ thống tự động gửi Auto-reply lại cho các hòm thư rác này vừa tốn lượt chạy (Task) của Make.com, vừa thiếu chuyên nghiệp.
- Nhiệm vụ: Bổ sung thêm điều kiện vào bộ lọc hiện tại để chặn không gửi phản hồi nếu email người gửi có chứa chữ “noreply” hoặc “spam”.
🛠 Hướng dẫn thực hiện chi tiết:
- Click lại vào biểu tượng chiếc phễu (Filter) giữa hai module.
- Tại bộ quy tắc đầu tiên (Sau 18h), bấm nút Add AND rule (Thêm điều kiện ĐỒNG THỜI).
- Cấu hình điều kiện lọc rác:
- Ô bên trái: Chọn trường
Sender: Email address(Lấy từ Gmail). - Ô ở giữa: Chọn Text operators: Does not contain (Case insensitive) (Không chứa cụm từ).
- Ô bên phải: Gõ
noreply.(Bạn có thể lặp lại thao tác này cho cụm từ “spam”, “newsletter”).
- Ô bên trái: Chọn trường
- Đừng quên làm thao tác tương tự (Thêm rule AND) cho bộ quy tắc thứ hai (Trước 8h sáng) ở bên dưới nhé. Bấm OK để lưu lại chiếc phễu thông minh này.
📈 Đánh giá hiệu quả (KPIs & ROI)
- Thời gian tiết kiệm: Thay vì phải có người túc trực kiểm tra hòm thư vào mỗi tối hay cuối tuần để trả lời các tin nhắn lắt nhắt, công ty tiết kiệm hoàn toàn 100% chi phí nhân sự trực đêm.
- Trải nghiệm khách hàng: Tăng mạnh chỉ số hài lòng (CSAT). Khách hàng không bị rơi vào “hố đen im lặng” khi liên hệ ngoài giờ. Một email xác nhận nhanh chóng giúp họ an tâm rằng yêu cầu đã được đưa vào hệ thống và sẽ được giải quyết sớm.