🔤 BÀI 6: CHUẨN HÓA DỮ LIỆU VĂN BẢN (TEXT CLEANING) TRONG POWER QUERY (POWER BI)

🎯 I. MỤC TIÊU BÀI GIẢNG

• 📌 Về kiến thức: Hiểu được lý do tại sao Power BI báo sai số liệu, không nhóm được dữ liệu hoặc tạo ra các dòng lặp lại chỉ vì lỗi ký tự (khoảng trắng thừa, chữ hoa/chữ thường không đồng bộ).
• 🛠️ Về kỹ năng: Thành thạo các công cụ làm sạch văn bản trong Power Query: Trim (Xóa khoảng trắng thừa), Clean (Xóa ký tự xuống dòng/xuất lỗi), Capitalize Each Word (Viết hoa chữ cái đầu), và Replace Values (Thay thế ký tự sai).
• 💼 Ứng dụng thực tế: Tự động hóa dọn dẹp các bảng dữ liệu do nhân viên nhập tay tự do, loại bỏ tình trạng cùng một sản phẩm/khách hàng nhưng bị tạo thành 3-4 dòng khác nhau (Ví dụ: " Laptop Dell", "LAPTOP DELL", "laptop dell").

💼 II. TÌNH HUỐNG THỰC TẾ & DỮ LIỆU MẪU

Tình huống: Bạn nhận được bảng danh sách nhân viên và doanh số nhập tay từ các phòng ban. Dữ liệu cực kỳ “lộn xộn”:

• Tên nhân viên dính khoảng trắng thừa ở đầu/cuối hoặc giữa các từ.
• Tên phòng ban viết hoa/thường vô tội vạ.
• Cột Mã nhân viên bị dính ký tự lỗi xuống dòng (#(lf)) khi xuất từ phần mềm cũ.

Học viên hãy sao chép bảng dữ liệu mẫu 15 dòng dưới đây vào Excel để thực hành:

MaNV	TenNhanVien	PhongBan	DoanhSo
NV01	Nguyễn Văn An	phòng kinh doanh	15000000
NV02	Trần Thị Bích	PHÒNG KINH DOANH	18000000
NV03	Lê Hoàng Cường	Phòng kinh doanh	12000000
NV04	pham thi dung	phòng nhân sự	10000000
NV05	Hoàng Văn Em	PHÒNG NHÂN SỰ	11000000
NV06	Vũ Thị Giang	phòng Kế toán	9000000
NV07	Đỗ Bích Ngọc	PHÒNG KẾ TOÁN	14000000
NV08	Ngô Văn Hải	phòng kế toán	13000000
NV09	Trịnh Thị Mai	phòng kinh doanh	16000000
NV10	Đặng Hoàng Nam	PHÒNG KINH DOANH	20000000
NV11	Bùi Thị Oanh	phòng Nhân sự	15000000
NV12	Lý Văn Phúc	phòng kế toán	17000000
NV13	Võ Thị Quyên	PHÒNG KINH DOANH	22000000
NV14	Phan Văn Sơn	phòng nhân sự	19000000
NV15	Dương Thị Trang	phòng KẾ TOÁN	21000000

💡 III. CÁCH GIẢI QUYẾT (TƯ DUY XỬ LÝ)

Thay vì dùng hàm Excel TRIM, PROPER, LOWER phức tạp hoặc ngồi gõ lại từng ô thủ công:

1. Nạp dữ liệu vào Power Query Editor.
2. Dùng công cụ Trim để tự động quét và cắt sạch khoảng trắng thừa ở đầu và cuối chuỗi chữ.
3. Dùng công cụ Clean để xóa bỏ các ký tự xuống dòng hoặc ký tự ẩn hệ thống.
4. Dùng công cụ Capitalize Each Word để đưa toàn bộ tên người và tên phòng ban về dạng viết hoa chữ cái đầu chuẩn mực chỉnh tề.

🪜 IV. CÁC BƯỚC THỰC HIỆN CHI TIẾT (DÀNH CHO NGƯỜI MỚI)

🚀 Bước 1: Nạp dữ liệu vào Power Query Editor

1. Mở phần mềm Power BI Desktop.
2. Trên thanh công cụ thẻ Home, nhấp chọn Get Data –>Chọn Excel workbook.
3. Tìm đến file Excel chứa 15 dòng dữ liệu mẫu trên –> Nhấn Open.
4. Tích chọn bảng dữ liệu –> Nhấn chọn nút Transform Data (để mở giao diện Power Query Editor).

🧹 Bước 2: Xóa khoảng trắng thừa (Thao tác với cột TenNhanVien)

1. Click chuột trái chọn tiêu đề cột TenNhanVien.
2. Click chuột phải vào tiêu đề cột TenNhanVien–> Rê chuột đến mục Transform–> Nhấp chọn Trim.
3. 💡 Giải thích chi tiết: Power Query sẽ lập tức quét toàn bộ cột và tự động xóa bỏ tất cả các dấu cách (space) vô tình dính ở đầu hoặc cuối tên (ví dụ: " Nguyễn Văn An" chuyển ngay thành "Nguyễn Văn An").

🧼 Bước 3: Dọn dẹp ký tự ẩn / xuống dòng (Clean)

1. Giữ nguyên chọn cột TenNhanVien (hoặc chọn cột MaNV).
2. Click chuột phải vào tiêu đề cột –> Rê chuột vào Transform–> Nhấp chọn Clean.
3. 💡 Giải thích chi tiết: Lệnh Clean giúp loại bỏ các ký tự không hiển thị (non-printable characters) như dấu xuống dòng, lỗi font hệ thống sinh ra khi xuất file từ phần mềm kế toán/ERP.

🔠 Bước 4: Chuẩn hóa viết hoa chữ cái đầu (Thao tác với cột PhongBan)

1. Click chuột trái chọn tiêu đề cột PhongBan.
2. Click chuột phải vào tiêu đề cột –> Rê chuột vào Transform–> Nhấp chọn Capitalize Each Word.
3. 💡 Giải thích chi tiết: Thao tác này giúp chuyển tất cả các kiểu viết linh tinh như "phòng kinh doanh" hay "PHÒNG KINH DOANH" về cùng một định dạng chuẩn duy nhất: "Phòng Kinh Doanh". Nhờ đó, khi đưa ra biểu đồ, Power BI sẽ nhóm thành 1 phòng duy nhất thay vì chia lẻ thành 3 phòng khác nhau.

🔄 Bước 5: Thay thế từ ngữ không đồng nhất (Replace Values)

1. Click chuột phải vào tiêu đề cột PhongBan–> Chọn Replace Values.
2. Nếu muốn rút gọn chữ "Phòng Kinh Doanh" thành "Kinh Doanh":
   • Tại ô Value to Find: Nhập Phòng (có dấu cách sau chữ Phòng).
   • Tại ô Replace With: Để trống (không gõ gì).
3. Nhấn OK.

✅ Bước 6: Lưu và áp dụng

1. Tại góc trên bên trái màn hình (thẻ Home), nhấp chọn nút Close & Apply.
2. Dữ liệu chuẩn hóa hoàn toàn sẽ được đưa vào Power BI để sẵn sàng vẽ báo cáo.

📝 V. BÀI TẬP THỰC HÀNH MỞ RỘNG (TỰ LUYỆN)

Tình huống mở rộng: Bảng theo dõi thông tin Khách hàng dưới đây dính lỗi viết hoa/thường, khoảng trắng thừa và mã khách hàng bị gõ nhầm chữ kh viết thường:

MaKH	TenKhachHang	ThanhPho
kh001	công ty an bình	Hà Nội
KH002	ĐẠI LÝ BÌNH MINH	TP HỒ CHÍ MINH
kh003	tập đoàn hoa mai	đà năng

💡 Hướng dẫn chi tiết & Giải thích cụ thể:

1. Các bước thực hiện:
   • Bước 1: Nạp bảng vào Power Query Editor.
   • Bước 2 (Xử lý cột MaKH): Select cột MaKH–> Click chuột phải –>Transform–> Chọn Uppercase (để biến kh001 thành KH001 chuẩn mã).
   • Bước 3 (Xử lý cột TenKhachHang): Select cột TenKhachHang–> Click chuột phải –>Transform–> Chọn Trim–> Tiếp tục chọn Transform–>Chọn Capitalize Each Word.
   • Bước 4 (Xử lý cột ThanhPho): Select cột ThanhPho–> Click chuột phải –>Transform–> Chọn Capitalize Each Word.
2. Giải thích lý do thực hiện:
   • Hàm Uppercase giúp đồng bộ mã định danh thành chữ IN HOA chuẩn mực.
   • Kết hợp Trim và Capitalize Each Word giúp tên công ty vừa hết khoảng trắng thừa, vừa được viết hoa đầu từ đẹp mắt và chuyên nghiệp.

📉 VI. ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ BÀI GIẢNG

• 📈 Mức độ tiếp thu:Tuyệt đối (100%). Đây là bài học đơn giản nhất nhưng mang lại hiệu quả thị giác tức thì cho người mới bắt đầu học Power Query.
• 🚀 Tính ứng dụng thực chiến:10/10. Xóa tan 100% các lỗi báo cáo bị lặp dòng/lệch nhóm do nhân viên gõ nhầm văn bản trong Excel.