(Lưu thông tin chuyến đi → Quản lý duyệt)

✈️ Công cụ sử dụng:

Microsoft Power Apps
Microsoft Power Automate
Microsoft SharePoint

🎯 MỤC TIÊU BUỔI HỌC

Sau khi hoàn thành bài này, học viên sẽ tự làm được:

✅ Nhân viên đăng ký công tác trên App

✅ Lưu đầy đủ thông tin chuyến đi

✅ Quản lý nhận thông báo duyệt

✅ Duyệt / từ chối trực tiếp trên App

✅ Theo dõi trạng thái xử lý

✅ Hiểu quy trình công tác thực tế trong doanh nghiệp

📌 PHẦN 1 — HIỂU BÀI TOÁN THỰC TẾ

❗ Tình huống doanh nghiệp thật

Rất nhiều công ty hiện nay xử lý đăng ký công tác bằng:

giấy đề nghị công tác
Excel
Email thủ công
nhắn Zalo cho quản lý

👉 Hậu quả thường gặp:

❌ thất lạc hồ sơ

❌ quản lý quên duyệt

❌ không biết đã được duyệt chưa

❌ không theo dõi được lịch sử đi công tác

❌ khó tổng hợp chi phí công tác

💡 Giải pháp bằng Power Platform

Nhân viên

→ mở App
→ đăng ký chuyến công tác

Hệ thống

→ tự lưu dữ liệu vào SharePoint

Quản lý

→ nhận Email thông báo

→ duyệt hoặc từ chối

Công ty

→ theo dõi tập trung

👉 Đây chính là:

SỐ HÓA QUY TRÌNH CÔNG TÁC

🏗 PHẦN 2 — TẠO SHAREPOINT LIST

BƯỚC 1: MỞ SHAREPOINT

Thực hiện như sau

Bước 1

Mở trình duyệt Chrome

Bước 2

Truy cập:

office.com

Bước 3

Đăng nhập tài khoản Microsoft 365

Bước 4

Chọn:

SharePoint

📌 Nếu không thấy:

→ bấm “All Apps”

🎯 Giải thích

SharePoint là nơi:

lưu toàn bộ dữ liệu công tác

Giống như:

database cho dân văn phòng

Power Apps sẽ lấy dữ liệu từ đây.

BƯỚC 2: TẠO LIST MỚI

Thực hiện

New

↓

List

↓

Blank List

Điền tên List

BusinessTripRequests

⚠ Viết đúng chính tả
⚠ Không thêm khoảng trắng thừa

Bấm:

Create

🎉 Hoàn tất

🎯 Giải thích

Tên này cực kỳ quan trọng.

Power Apps và Power Automate sẽ kết nối đúng tên này.

Nếu sai:

❌ App không chạy

❌ Flow không hoạt động

BƯỚC 3: TẠO CÁC CỘT DỮ LIỆU

Danh sách cột cần tạo

Tên cột	Kiểu dữ liệu
EmployeeName	Single line
EmployeeEmail	Single line
Department	Single line
Destination	Single line
Purpose	Multiple lines
FromDate	Date
ToDate	Date
Transportation	Choice
EstimatedCost	Currency
Status	Choice
ManagerEmail	Single line

🎯 Ví dụ tạo cột EmployeeName

Bước 1

Bấm:

+ Add column

Bước 2

Chọn:

Single line of text

Bước 3

Nhập:

EmployeeName

Bước 4

Bấm:

Save

🎉 Hoàn tất

💡 Lưu ý cực quan trọng

Không đặt tên tiếng Việt

❌ Tên nhân viên

✅ EmployeeName

Vì:

Power Apps xử lý tiếng Anh ổn định hơn rất nhiều

BƯỚC 4: TẠO CHOICE CHO Transportation

Các lựa chọn

Máy bay
Xe khách
Tàu hỏa
Xe công ty
Tự túc

🎯 Vì sao dùng Choice?

Nếu dùng Text:

❌ máy bay
❌ may bay
❌ mb

→ dữ liệu rất loạn

Nếu dùng Choice:

✅ đồng nhất dữ liệu

✅ dễ báo cáo

✅ chuyên nghiệp hơn

BƯỚC 5: TẠO CHOICE CHO Status

Các giá trị

Pending
Approved
Rejected
Completed

🎯 Ý nghĩa

🟡 Pending
→ chờ duyệt

🟢 Approved
→ đã duyệt

🔴 Rejected
→ bị từ chối

🔵 Completed
→ hoàn thành chuyến đi

📥 PHẦN 3 — NHẬP DỮ LIỆU MẪU

BƯỚC 6: NHẬP DỮ LIỆU

Bấm:

Edit in grid view

🎯 Giải thích

Grid View giống như:

Excel trong SharePoint

👉 copy paste cực nhanh

Dữ liệu mẫu

Title	EmployeeName	Destination	Status
BT-001	Nguyễn Văn A	Hà Nội	Pending
BT-002	Trần Thị B	Đà Nẵng	Approved
BT-003	Lê Văn C	Cần Thơ	Pending

🎯 Vì sao phải có dữ liệu mẫu?

Nếu không có dữ liệu:

❌ khó test App

❌ khó test Flow

❌ khó demo cho học viên

Cho nên:

luôn nhập dữ liệu mẫu trước

📱 PHẦN 4 — TẠO APP POWER APPS

BƯỚC 7: MỞ POWER APPS

Truy cập

make.powerapps.com

BƯỚC 8: TẠO APP MỚI

Thực hiện

Create

↓

Blank App

↓

Canvas App

Cấu hình

Name

App Đăng Ký Công Tác

Format

Phone

📱 vì nhân viên thường thao tác trên điện thoại

BƯỚC 9: KẾT NỐI SHAREPOINT

Data

↓

Add Data

↓

SharePoint

↓

chọn List:

BusinessTripRequests

🎯 Giải thích

Đây là bước:

nối App với dữ liệu

Nếu chưa kết nối:

❌ App không lưu được gì cả

👨‍💼 PHẦN 5 — MÀN HÌNH NHÂN VIÊN

BƯỚC 10: TẠO SCREEN

Tên:

scrCreateTrip

🎯 Vì sao phải đặt tên rõ?

❌ Screen1

❌ Screen2

rất dễ loạn

✅ scrCreateTrip

→ nhìn là biết chức năng

BƯỚC 11: THÊM CONTROL

Control	Name
Text Input	txtName
Text Input	txtEmail
Text Input	txtDepartment
Text Input	txtDestination
Text Input Multiline	txtPurpose
Date Picker	dpFrom
Date Picker	dpTo
Dropdown	ddTransport
Text Input	txtCost

💡 Quy tắc đặt tên chuyên nghiệp

txt = Text Input

dp = Date Picker

dd = Dropdown

scr = Screen

👉 đây là thói quen rất quan trọng khi đi làm thực tế

BƯỚC 12: NÚT “GỬI ĐĂNG KÝ”

Tạo Button

Text:

GỬI ĐĂNG KÝ

Thuộc tính:

OnSelect

Patch(
    BusinessTripRequests,
    Defaults(BusinessTripRequests),
    {
        Title: "BT-" & Text(Now(),"yyyymmddhhmm"),
        EmployeeName: txtName.Text,
        EmployeeEmail: txtEmail.Text,
        Department: txtDepartment.Text,
        Destination: txtDestination.Text,
        Purpose: txtPurpose.Text,
        FromDate: dpFrom.SelectedDate,
        ToDate: dpTo.SelectedDate,
        Transportation: ddTransport.Selected.Value,
        EstimatedCost: Value(txtCost.Text),
        Status: "Pending",
        ManagerEmail: "manager@contoso.com"
    }
);

Notify(
    "Đã gửi đăng ký công tác!",
    NotificationType.Success
)

🎯 Giải thích cực quan trọng

Patch()

= ghi dữ liệu

👉 giống nút SAVE

Defaults()

= tạo bản ghi mới

👉 giống INSERT

Value()

= chuyển chữ thành số

Ví dụ:

“5000000”

→

5000000

Notify()

= hiện thông báo thành công

🎉 giúp người dùng yên tâm đã gửi thành công

📧 PHẦN 6 — POWER AUTOMATE GỬI EMAIL TỰ ĐỘNG

(Nhân viên đăng ký → Quản lý nhận thông báo duyệt)

Đây là phần học viên rất thích vì:

“APP TỰ GỬI EMAIL THẬT”

👉 cực chuyên nghiệp
👉 rất giống hệ thống doanh nghiệp thật
👉 áp dụng ngay cho công ty

🎯 MỤC TIÊU PHẦN NÀY

Sau phần này, học viên sẽ làm được:

✅ Khi nhân viên bấm “GỬI ĐĂNG KÝ”

→ hệ thống tự gửi Email cho quản lý

✅ Quản lý không cần chờ nhân viên nhắn Zalo

✅ Không bị quên duyệt hồ sơ công tác

💡 Giải thích dễ hiểu

Power Apps giống như:

người tạo đơn

Power Automate giống như:

nhân viên tự động chạy việc

SharePoint giống như:

nơi lưu hồ sơ

Ba công cụ kết hợp lại tạo thành:

HỆ THỐNG CÔNG TÁC DOANH NGHIỆP THẬT

🚀 BƯỚC 13: MỞ POWER AUTOMATE

Thực hiện

Bước 1

Mở trình duyệt Chrome

Bước 2

Truy cập:

make.powerautomate.com

Bước 3

Đăng nhập cùng tài khoản Microsoft 365

⚠ Phải dùng cùng tài khoản với Power Apps

Nếu khác tài khoản:

❌ không nhìn thấy SharePoint List

🎯 Giải thích

Đây là lỗi học viên gặp rất nhiều:

Power Apps dùng tài khoản A

nhưng

Power Automate dùng tài khoản B

→ hệ thống không kết nối được

Cho nên:

bắt buộc cùng 1 tài khoản

🏗 BƯỚC 14: TẠO FLOW MỚI

Thực hiện

Chọn:

Create

↓

Automated Cloud Flow

🎯 Vì sao chọn Automated?

Vì chúng ta muốn:

khi có đăng ký mới

→ hệ thống tự chạy

không cần bấm tay

👉 đây mới là tự động hóa thật

BƯỚC 15: ĐẶT TÊN FLOW

Tên nên đặt:

Notify Manager Business Trip Request

💡 nghĩa là:

Thông báo quản lý khi có đăng ký công tác mới

🎯 Lưu ý

Tên càng rõ:

→ càng dễ quản lý sau này

❌ Flow1

❌ TestTrip

✅ Notify Manager Business Trip Request

BƯỚC 16: CHỌN TRIGGER

Trigger là gì?

Trigger nghĩa là:

điều kiện để Flow bắt đầu chạy

Ví dụ:

có email mới
có người nghỉ phép
có đơn mua hàng mới
có đăng ký công tác mới

Trigger cần chọn:

When an item is created

thuộc nhóm:

SharePoint

🎯 Giải thích

Nghĩa là:

Khi SharePoint có bản ghi mới

→ Flow tự chạy

👉 đúng chính xác nhu cầu bài này

⚙ BƯỚC 17: CẤU HÌNH TRIGGER

Điền thông tin như sau

Site Address

→ chọn đúng Site SharePoint của bạn

Ví dụ:

Training Team Site

List Name

→ chọn:

BusinessTripRequests

🎯 Kiểm tra cực quan trọng

Nếu chọn sai List:

❌ Flow không chạy

Cho nên phải kiểm tra kỹ:

đúng List = BusinessTripRequests

📩 BƯỚC 18: THÊM ACTION GỬI EMAIL

Thực hiện

Bấm:

+ New Step

↓

Tìm:

Send an email (V2)

🎯 Giải thích

Đây là bước:

gửi Email thật

ra ngoài hộp thư

không phải giả lập

👉 học viên thường rất thích phần này

✉ BƯỚC 19: CẤU HÌNH EMAIL

Mục TO

Điền:

ManagerEmail

🎯 Giải thích

Không gõ email cố định bằng tay

Ví dụ:

❌ manager@gmail.com

Mà dùng:

✅ ManagerEmail

Vì:

email sẽ tự lấy từ SharePoint

→ chuyên nghiệp hơn rất nhiều

Mục SUBJECT

Điền:

[Yêu cầu công tác mới] từ EmployeeName

Ví dụ Email thật sẽ là:

[Yêu cầu công tác mới] từ Nguyễn Văn A

👉 quản lý nhìn phát hiểu ngay

Mục BODY

Nội dung Email

Có đăng ký công tác mới cần phê duyệt

Người gửi: EmployeeName

Phòng ban: Department

Nơi đến: Destination

Mục đích: Purpose

Ngày đi: FromDate

Ngày về: ToDate

Phương tiện: Transportation

Chi phí dự kiến: EstimatedCost

Vui lòng kiểm tra hệ thống.

🎯 Vì sao phải viết rõ?

Nếu email quá ngắn:

❌ quản lý không hiểu nội dung

Nếu email đủ thông tin:

✅ xử lý nhanh hơn

✅ giảm hỏi qua hỏi lại

✅ chuyên nghiệp hơn

💾 BƯỚC 20: SAVE FLOW

Thực hiện

Bấm nút:

Save

ở góc trên bên phải

⚠ Lỗi học viên gặp nhiều nhất

Tạo xong nhưng:

quên bấm SAVE

→ test mãi không chạy

👉 đây là lỗi cực phổ biến

👨‍💼 PHẦN 7 — MÀN HÌNH QUẢN LÝ DUYỆT

BƯỚC 21: TẠO SCREEN MỚI

Tên:

scrManagerApprove

🎯 Mục đích

Đây là màn hình dành cho:

quản lý duyệt hồ sơ công tác

Không dùng cho nhân viên

BƯỚC 22: TẠO GALLERY CHỜ DUYỆT

Items

Filter(
    BusinessTripRequests,
    Status = "Pending"
)

🎯 Giải thích

Chỉ hiển thị:

các đơn đang chờ duyệt

Không hiện:

❌ Approved

❌ Rejected

→ giúp quản lý xử lý nhanh hơn

BƯỚC 23: NÚT DUYỆT

Tạo Button

Text:

DUYỆT

OnSelect

Patch(
    BusinessTripRequests,
    ThisItem,
    {
        Status: "Approved"
    }
);

Notify(
    "Đã duyệt chuyến công tác!",
    NotificationType.Success
)

🎯 Giải thích

ThisItem nghĩa là:

dòng đang được chọn

Khi quản lý bấm DUYỆT:

→ chỉ đúng dòng đó được cập nhật

BƯỚC 24: NÚT TỪ CHỐI

Text:

TỪ CHỐI

OnSelect

Patch(
    BusinessTripRequests,
    ThisItem,
    {
        Status: "Rejected"
    }
);

Notify(
    "Đã từ chối yêu cầu!",
    NotificationType.Warning
)

🎯 Giải thích

Quản lý có quyền:

✅ duyệt

hoặc

❌ từ chối

Đây là đúng logic doanh nghiệp thật

🧪 PHẦN 8 — KIỂM THỬ (BẮT BUỘC)

TEST 1 — NHÂN VIÊN GỬI ĐĂNG KÝ

Kết quả cần thấy

✅ SharePoint có dòng mới

✅ Status = Pending

TEST 2 — EMAIL QUẢN LÝ

Kết quả cần thấy

📩 Quản lý nhận Email mới

Ví dụ:

[Yêu cầu công tác mới] từ Nguyễn Văn A

TEST 3 — QUẢN LÝ DUYỆT

Kết quả cần thấy

Khi bấm:

DUYỆT

→ Status đổi thành:

Approved

và biến mất khỏi danh sách Pending

TEST 4 — QUẢN LÝ TỪ CHỐI

Kết quả cần thấy

Khi bấm:

TỪ CHỐI

→ Status đổi thành:

Rejected

Nếu Flow không chạy thì sao?

Kiểm tra:

1. Đã Save Flow chưa?

2. Trigger đúng List chưa?

3. Email đúng chưa?

4. Có dùng cùng tài khoản không?

5. Flow có báo Failed không?

🏁 KẾT QUẢ CUỐI BUỔI

Sau buổi này bạn đã xây dựng được:

APP ĐĂNG KÝ CÔNG TÁC HOÀN CHỈNH

bao gồm:

✅ App đăng ký

✅ SharePoint lưu dữ liệu

✅ Email tự động

✅ Quản lý duyệt

✅ Theo dõi trạng thái

✅ Quy trình doanh nghiệp thật

🧠 BÀI TẬP NÂNG CAO

Hãy tự làm thêm:

Bài 1

Tự động tính số ngày công tác

Bài 2

Gửi Email khi duyệt thành công

Bài 3

Dashboard tổng chi phí công tác theo tháng

Bài 4

Phân quyền:

Nhân viên
Quản lý
Kế toán

LỜI NHẮN QUAN TRỌNG

❌ Đừng học Power Apps bằng cách học hết nút bấm

✅ Hãy học bằng bài toán thật của công ty

vì đó mới là:

kỹ năng kiếm tiền thật bằng Power Platform ✈️