(Nhân viên gửi → Kế toán nhận thông báo)

🚀 Công cụ sử dụng:

Microsoft Power Apps Power Apps
Microsoft Power Automate Power Automate
Microsoft SharePoint SharePoint

🎯 MỤC TIÊU BUỔI HỌC

Sau khi hoàn thành bài này, học viên sẽ tự làm được:

✅ Tạo App đề nghị thanh toán

✅ Nhân viên gửi đề nghị thanh toán

✅ Dữ liệu lưu vào SharePoint

✅ Kế toán nhận Email tự động

✅ Theo dõi trạng thái xử lý

✅ Hiểu tư duy tự động hóa phòng kế toán thực tế

📌 PHẦN 1 — HIỂU BÀI TOÁN THỰC TẾ

❗ Tình huống doanh nghiệp thật

Rất nhiều công ty hiện nay vẫn xử lý đề nghị thanh toán bằng:

file Excel
gửi Email thủ công
nhắn Zalo
giấy đề nghị thanh toán

👉 Kết quả thường xảy ra:

❌ thất lạc hồ sơ

❌ kế toán quên xử lý

❌ không biết ai đang giữ hồ sơ

❌ không biết đã thanh toán chưa

❌ không thống kê được tổng tiền

💡 Giải pháp bằng Power Platform

Nhân viên

→ mở App
→ nhập đề nghị thanh toán

Hệ thống

→ tự lưu dữ liệu

Kế toán

→ nhận Email thông báo ngay

Quản lý

→ theo dõi lịch sử xử lý

👉 Đây chính là tư duy:

BIẾN EXCEL THÀNH APP THẬT

🏗 PHẦN 2 — TẠO SHAREPOINT LIST

BƯỚC 1: MỞ SHAREPOINT

Thực hiện như sau:

Bước 1

Mở trình duyệt Chrome

Bước 2

Truy cập:

office.com

Bước 3

Đăng nhập tài khoản Microsoft 365 công ty

Ví dụ:

abc@company.com

Bước 4

Chọn biểu tượng:

SharePoint

📌 Nếu không thấy:

→ bấm “All Apps”

🎯 Giải thích

SharePoint chính là nơi:

lưu dữ liệu trung tâm

Giống như:

Database đơn giản cho dân văn phòng

👉 Power Apps sẽ đọc và ghi dữ liệu tại đây

BƯỚC 2: TẠO LIST MỚI

Thực hiện

Bước 1

Chọn:

New

↓

List

Bước 2

Chọn:

Blank List

(nghĩa là tạo danh sách trống)

Bước 3

Điền tên:

PaymentRequests

⚠ Viết đúng chính tả
⚠ Không có dấu cách thừa

Bước 4

Bấm:

Create

🎉 Hoàn tất tạo List

🎯 Giải thích

Tên này rất quan trọng vì:

sau này Power Apps và Power Automate sẽ phải kết nối đúng tên này.

Nếu gõ sai:

❌ App không tìm thấy dữ liệu

BƯỚC 3: TẠO CÁC CỘT DỮ LIỆU

Các cột cần tạo

Tên cột	Kiểu dữ liệu
EmployeeName	Single line
EmployeeEmail	Single line
Department	Single line
PaymentType	Choice
Amount	Currency
PaymentReason	Multiple lines
PaymentDate	Date
Status	Choice
AccountantEmail	Single line

🎯 Cách tạo từng cột

Ví dụ tạo cột EmployeeName

Bước 1

Bấm:

+ Add column

Bước 2

Chọn:

Single line of text

Bước 3

Nhập tên:

EmployeeName

Bước 4

Bấm:

Save

🎉 Hoàn tất

💡 Lưu ý cực quan trọng

Không được đặt tên tiếng Việt

❌ Tên nhân viên

✅ EmployeeName

Vì:

Power Apps đọc tiếng Anh ổn định hơn rất nhiều

BƯỚC 4: TẠO CHOICE CHO CỘT PaymentType

Các lựa chọn

Tạm ứng
Thanh toán công tác
Thanh toán mua hàng
Hoàn ứng
Chi phí khác

🎯 Vì sao dùng Choice?

Nếu dùng Text:

nhân viên có thể nhập lung tung:

❌ tam ung
❌ tạm ứng
❌ tam_ung

→ dữ liệu rất loạn

Nếu dùng Choice:

✅ chọn sẵn
✅ đồng bộ dữ liệu
✅ dễ làm báo cáo

BƯỚC 5: TẠO CHOICE CHO CỘT Status

Các giá trị

Pending
Processing
Completed
Rejected

🎯 Ý nghĩa

🟡 Pending
→ chờ xử lý

🔵 Processing
→ đang xử lý

🟢 Completed
→ đã hoàn tất

🔴 Rejected
→ từ chối

📥 PHẦN 3 — NHẬP DỮ LIỆU MẪU

BƯỚC 6: NHẬP DỮ LIỆU

Thực hiện

Bấm:

Edit in grid view

🎯 Giải thích

Grid View giống như:

Excel ngay trong SharePoint

👉 giúp copy paste cực nhanh

Dữ liệu mẫu

Title	EmployeeName	Department	PaymentType	Amount
PAY-001	Nguyễn Văn A	Sales	Tạm ứng	5000000
PAY-002	Trần Thị B	HR	Công tác	3500000
PAY-003	Lê Văn C	IT	Mua hàng	12000000

🎯 Lý do phải nhập dữ liệu mẫu

Nếu không có dữ liệu:

❌ khó kiểm tra App

❌ khó test Flow

❌ khó demo cho học viên

Cho nên:

luôn phải có dữ liệu mẫu trước

📱 PHẦN 4 — TẠO APP POWER APPS

BƯỚC 7: MỞ POWER APPS

Truy cập:

make.powerapps.com

BƯỚC 8: TẠO APP MỚI

Thực hiện

Create

↓

Blank App

↓

Canvas App

Cấu hình

Name

App Đề Nghị Thanh Toán

Format

Phone

📱 Chọn Phone vì:

đa số nhân viên dùng điện thoại nhiều hơn máy tính

BƯỚC 9: KẾT NỐI SHAREPOINT

Thực hiện

Data

↓

Add Data

↓

SharePoint

↓

chọn List:

PaymentRequests

🎯 Giải thích

Bước này giống như:

nối dây điện

Nếu chưa kết nối:

❌ App không có dữ liệu

👨‍💼 PHẦN 5 — MÀN HÌNH NHÂN VIÊN

BƯỚC 10: TẠO SCREEN

Tên:

scrCreatePayment

🎯 Vì sao phải đặt tên rõ ràng?

❌ Screen1
❌ Screen2

rất dễ loạn

✅ scrCreatePayment

→ nhìn là biết chức năng

BƯỚC 11: THÊM CONTROL

Control	Name
Text Input	txtName
Text Input	txtEmail
Text Input	txtDepartment
Dropdown	ddType
Text Input	txtAmount
Multiline	txtReason
Date Picker	dpDate

💡 Quy tắc đặt tên chuyên nghiệp

txt = Text Input

dd = Dropdown

dp = Date Picker

scr = Screen

👉 đây là thói quen rất quan trọng khi đi làm thực tế

BƯỚC 12: NÚT GỬI ĐỀ NGHỊ

Tạo Button

Text:

GỬI ĐỀ NGHỊ

Thuộc tính:

OnSelect

Patch(
    PaymentRequests,
    Defaults(PaymentRequests),
    {
        Title: "PAY-" & Text(Now(),"yyyymmddhhmm"),
        EmployeeName: txtName.Text,
        EmployeeEmail: txtEmail.Text,
        Department: txtDepartment.Text,
        PaymentType: ddType.Selected.Value,
        Amount: Value(txtAmount.Text),
        PaymentReason: txtReason.Text,
        PaymentDate: dpDate.SelectedDate,
        Status: "Pending",
        AccountantEmail: "ketoan@contoso.com"
    }
);

Notify(
    "Đã gửi đề nghị thanh toán!",
    NotificationType.Success
)

🎯 Giải thích cực kỳ quan trọng

Patch()

= ghi dữ liệu

👉 giống nút SAVE

Defaults()

= tạo bản ghi mới

👉 giống INSERT

Value()

= chuyển chữ thành số

Ví dụ:

“5000000”

→

5000000

Nếu không dùng:

❌ lỗi lưu dữ liệu

Notify()

= hiện thông báo

🎉 giúp người dùng biết đã lưu thành công

📧 PHẦN 6 — POWER AUTOMATE GỬI EMAIL TỰ ĐỘNG

(Nhân viên gửi → Kế toán nhận ngay)

Đây là phần học viên rất thích vì:

“APP TỰ GỬI EMAIL THẬT”

👉 nhìn cực chuyên nghiệp
👉 rất giống hệ thống doanh nghiệp thật

🎯 MỤC TIÊU PHẦN NÀY

Sau phần này, học viên sẽ làm được:

✅ Khi nhân viên bấm “GỬI ĐỀ NGHỊ”

→ hệ thống tự gửi Email cho kế toán

✅ Kế toán không cần chờ ai nhắn Zalo

✅ Không bị quên xử lý hồ sơ

💡 Giải thích dễ hiểu

Power Apps giống như:

người nhập đơn

Power Automate giống như:

nhân viên tự động chạy việc

SharePoint giống như:

nơi lưu hồ sơ

Ba công cụ này kết hợp lại tạo thành:

hệ thống doanh nghiệp thật

🚀 BƯỚC 13: MỞ POWER AUTOMATE

Thực hiện

Bước 1

Mở trình duyệt

Bước 2

Truy cập:

make.powerautomate.com

Bước 3

Đăng nhập cùng tài khoản Microsoft 365

⚠ Phải dùng cùng tài khoản với Power Apps

Nếu khác tài khoản:

❌ không nhìn thấy SharePoint List

🎯 Giải thích

Nhiều học viên lỗi ngay bước này vì:

Power Apps dùng tài khoản A

nhưng

Power Automate dùng tài khoản B

→ hệ thống không kết nối được

Cho nên:

phải cùng 1 tài khoản

🏗 BƯỚC 14: TẠO FLOW MỚI

Thực hiện

Chọn:

Create

↓

Automated Cloud Flow

🎯 Vì sao chọn Automated?

Vì chúng ta muốn:

khi có dữ liệu mới

→ hệ thống tự chạy

không cần bấm tay

BƯỚC 15: ĐẶT TÊN FLOW

Tên nên đặt:

Notify Accountant Payment Request

💡 nghĩa là:

Thông báo kế toán khi có đề nghị thanh toán mới

🎯 Lưu ý

Tên Flow càng rõ:

→ càng dễ quản lý sau này

❌ Flow1

❌ TestFlow

✅ Notify Accountant Payment Request

BƯỚC 16: CHỌN TRIGGER

Trigger là gì?

Trigger nghĩa là:

điều kiện để Flow bắt đầu chạy

Ví dụ:

có email mới
có file mới
có người nghỉ phép
có đề nghị thanh toán mới

Trigger cần chọn:

When an item is created

thuộc nhóm:

SharePoint

🎯 Giải thích

Nghĩa là:

Khi SharePoint có bản ghi mới

→ Flow tự chạy

👉 chính xác đúng nhu cầu của chúng ta

⚙ BƯỚC 17: CẤU HÌNH TRIGGER

Điền thông tin như sau

Site Address

→ chọn đúng Site SharePoint của bạn

Ví dụ:

Training Team Site

List Name

→ chọn:

PaymentRequests

🎯 Kiểm tra cực quan trọng

Nếu chọn sai List:

❌ Flow sẽ không chạy

Cho nên phải kiểm tra kỹ:

đúng List = PaymentRequests

📩 BƯỚC 18: THÊM ACTION GỬI EMAIL

Thực hiện

Bấm:

+ New Step

↓

Tìm:

Send an email (V2)

🎯 Giải thích

Đây là bước:

gửi Email thật

ra ngoài hộp thư

không phải giả lập

👉 học viên thường rất thích đoạn này

✉ BƯỚC 19: CẤU HÌNH EMAIL

Mục TO

Điền:

AccountantEmail

🎯 Giải thích

Không gõ email cố định bằng tay

Ví dụ:

❌ ketoan@gmail.com

Mà dùng:

✅ AccountantEmail

Vì:

email sẽ tự lấy từ SharePoint

→ chuyên nghiệp hơn rất nhiều

Mục SUBJECT

Điền:

[Đề nghị thanh toán mới] từ EmployeeName

Ví dụ Email thật sẽ là:

[Đề nghị thanh toán mới] từ Nguyễn Văn A

👉 kế toán nhìn phát biết ngay

Mục BODY

Nội dung Email

Có đề nghị thanh toán mới cần xử lý

Người gửi: EmployeeName

Phòng ban: Department

Loại thanh toán: PaymentType

Số tiền: Amount

Lý do: PaymentReason

Ngày đề nghị: PaymentDate

Vui lòng kiểm tra hệ thống.

🎯 Vì sao phải viết rõ?

Nếu email quá ngắn:

❌ kế toán không hiểu chuyện gì

Nếu email đủ thông tin:

✅ xử lý nhanh hơn

✅ chuyên nghiệp hơn

✅ giảm hỏi qua hỏi lại

💾 BƯỚC 20: SAVE FLOW

Thực hiện

Bấm nút:

Save

ở góc trên bên phải

⚠ Lỗi học viên hay gặp nhất

Tạo xong nhưng:

quên bấm SAVE

→ test mãi không chạy

👉 đây là lỗi cực phổ biến

🧪 PHẦN 7 — KIỂM THỬ (BẮT BUỘC)

TEST 1 — GỬI ĐỀ NGHỊ TỪ APP

Thực hiện

Vào Power Apps

↓

nhập thông tin

↓

bấm:

GỬI ĐỀ NGHỊ

Kết quả cần thấy

SharePoint có dòng mới

và

Status = Pending

TEST 2 — EMAIL KẾ TOÁN

Kết quả cần thấy

📩 Hộp thư kế toán nhận được email mới

Ví dụ:

[Đề nghị thanh toán mới] từ Nguyễn Văn A

Nếu chưa nhận email thì sao?

Kiểm tra:

1. Đã Save Flow chưa?

2. Trigger đúng List chưa?

3. Email có đúng không?

4. Có dùng cùng tài khoản không?

5. Flow có báo Failed không?

TEST 3 — GALLERY NHÂN VIÊN

Kết quả cần thấy

Nhân viên nhìn thấy:

yêu cầu của chính mình

không thấy của người khác

👉 đây là nguyên tắc bảo mật cơ bản

🏁 KẾT QUẢ CUỐI BUỔI

Sau buổi này bạn đã làm được:

APP ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN THẬT

bao gồm:

✅ App nhập liệu

✅ SharePoint lưu dữ liệu

✅ Email tự động

✅ Theo dõi trạng thái

✅ Quy trình doanh nghiệp thực tế

🧠 BÀI TẬP NÂNG CAO

Hãy tự làm thêm:

Bài 1

Kế toán cập nhật trạng thái:

Processing

Bài 2

Kế toán xác nhận:

Completed

Bài 3

Dashboard tổng tiền thanh toán theo tháng

Bài 4

Phân quyền:

Nhân viên
Kế toán
Trưởng phòng

LỜI NHẮN QUAN TRỌNG

❌ Đừng học Power Apps bằng cách học hết nút bấm

✅ Hãy học bằng bài toán thật của công ty

vì đó mới là:

kỹ năng kiếm tiền thật bằng Power Platform